No mês de novembro, a UVS SOTERO Ambiental, em parceria com a equipe do Financeiro do CSC, sob a Coordenação do Eduardo da Silva Pinto, implantou a digitalização dos processos financeiros. A partir de então, a ‘’aceitação‘’ dos processos de pagamento anexados nos seus respectivos lançamentos ocorre no próprio SAP.
Gleice Farias dos Reis, assistente financeira, diz que “antes era necessário que os documentos físicos fossem enviados para o CSC em São Paulo, o que causava morosidade ao processo, visto que os documentos chegavam com no mínimo 2 dias úteis; e ao chegar precisávamos ainda esperar o prazo do CSC para que eles fossem enviados ao banco.
Do envio dos documentos até o efetivo pagamento, demorava em torno de 10 dias úteis. Com a empresa eletrônica (digitalização), reduzimos para 5 dias úteis, otimizando o fluxo do processo de pagamentos e reduzindo os custos mensais com malotes. Com o envio dos documentos físicos ainda corríamos o risco de extravio do malote, o que a partir dessa digitalização não mais ocorre. Além do que, passamos a ter facilidade na consulta das evidências do registro do lançamento, visto que todo o processo (contrato, medição, orçamentos etc.) está arquivado no próprio SAP.
Vivianni Pinheiro, Gerente Administrativa Financeira e de Contratos da Regional BA, ressalta que processos como esse visam a maior eficiência de integração entre UVS e CSC, objetivando maior integridade e transparência para os pagamentos da unidade.
Para tanto, tudo isso só é possível, tendo o compromisso de:
Os lançamentos dos processos deverão obedecer aos prazos conforme procedimentos;
Todos os processos deverão conter os documentos anexos;
A consistência continua sendo validada pelo CSC;
A guarda dos documentos originais passou a ser de responsabilidade da UVS para se necessária apresentação a alguma auditoria / fiscalização.
Comments